FS-FAKTURA 2.0 - K O M P U T E R O W Y S Y S T E M O B S Ł U G I F I R M Y Spis treści : 1.Wprowadzenie 1.1. Ogólne informacje o programie 1.2. Zakup licencji 2.Konfiguracja parametrów programu 2.1. Przegląd funkcji zawartych w menu 2.2. Wprowadzanie danych firmy 2.3. Numery dokumentów 2.4. Dodatkowe parametry 3.Wprowadzanie danych 3.1. Definiowanie kartotek towarów 3.2. Definiowanie nowych dostawców/odbiorców 4.Wystawianie dokumentów sprzedaży 4.1. Wystawianie FAKTUR VAT / PARAGONÓW 4.2. Edycja wystawionych dokumentów sprzedaży 5.Przyjmowanie towarów na stan magazynu 5.1. Wystawianie dokumentów przyjęcia (PZ) 5.2. Edycja przyjętych dokumentów (PZ) 6.Wydruk raportów 6.1.Wydruk listy towarów, odbiorców, dostawców 7.Funkcje administracyjne 7.1.Archiwizacja 7.2.Optymalizacja 8.Wybrane funkcje ułatwiających obsługę programu 9.Kontakt z dystrybutorem oprogramowania 1. Wprowadzenie 1.1. Ogólne informacje o programie Program komputerowy FS-Faktura 2.0 został opracowany z myślą o wykorzystaniu w małych i średnich placówkach handlowo-produkcyjno-usługowych w celu wspomagania szybkiego i sprawnego wystawiania dokumentów sprzedaży (przede wszystkim FAKTUR VAT) oraz prowadzenia stanów magazynowych zgromadzonych towarów. Program cechuje się bardzo wysoką ergonomią i intuicyjnością obsługi, co sprawia, że jest wygodny i przyjazny w użyciu. Minimalne wymagania sprzętowe zapewniające bezproblemową pracę programu to : * dowolny komputer z procesorem Pentium * 32 MB RAM * napęd CD-ROM lub stacja dysków 3.5'' * 20 MB wolnego miejsca na dysku twardym * karta VGA (zalecana SVGA 800x600) * mysz * dowolna drukarka pracująca w Windows (zalecana atramentowa lub laserowa) Program został przetestowany i zoptymalizowany do pracy w środowiskach : * Windows 95/98/Me PL * Windows NT 4.0/2000/XP 1.2. Zakup licencji Dostarczone oprogramowanie pracuje domyślnie w tzw. "trybie demonstracyjnym". W trybie tym program jest w pełni funkcjonalny. Jedynym ograniczeniem jest pojawianie się na wydrukach w miejscu danych firmy wystawiającej fakturę informacji o zakupie licencji. Autoryzacja kopii programu polega na wprowadzeniu na formularzu autoryzacyjnym, (który jest uruchamiany automatycznie przy starcie programu lub dostępny w menu "Administracja/Autoryzacja") numeru: NIP firmy na którą wykupiono licencję, oraz uzyskanych po zakupie licencji od producenta oprogramowania: NUMERU SERYJNEGO PROGRAMU (SN) i odpowiedniego KODU AUTORYZACYJNEGO. Po poprawnym podaniu wszystkich parametrów program przełącza się w tryb pełny i pracuje z NIP-em firmy na którą wykupiono autoryzację. Po wykonaniu autoryzacji zamiana numeru NIP nie będzie możliwa. Szczegółowe informacje na temat autoryzacji można uzyskać u lokalnych dealerów lub bezpośrednio u producenta. 2. Konfiguracja programu 2.1. Przegląd menu Menu programu składa się z następujących opcji : - SPRZEDAŻ - FAKTUROWANIE - DOKUMENTY SPRZEDAŻY - MAGAZYN - PRZYJĘCIE TOWARU (PZ) - DOKUMENTY PRZYJĘCIA TOWARU (PZ) - KARTOTEKI - TOWARY - DOSTAWCY - ODBIORCY - GRUPY - RAPORTY - ZESTAWIENIE TOWARÓW - ZESTAWIENIE ODBIORCÓW - ZESTAWIENIE DOSTAWCÓW - KONFIGURACJA - FIRMA - DOKUMENTY - PARAMETRY - ADMINISTRACJA - AUTORYZACJA - ARCHIWIZACJA - OPTYMALIZACJA - FUNKCJE SERWISOWE - O PROGRAMIE - INFORMACJA 2.2. Dane firmy Po wykonaniu autoryzacji należy wywołać z menu głównego programu opcję Konfiguracja/Firma i w odpowiednich polach wprowadzić dane firmy użytkującej program dla której wykonano autoryzację. Są na to przeznaczone cztery linijki. Powinna być w nich umieszczona pełna nazwa oraz adres firmy w takiej postaci jak mają być drukowane na fakturze. W wersji demonstracyjnej program również zezwala na wpisanie tych danych jednak przy drukowaniu i podglądzie dokumentu nie są one brane pod uwagę. 2.3. Numery dokumentów W menu Konfiguracja/Dokumenty dostępne są zakładki zawierające parametry konfiguracji dokumentów FAKTURA VAT, PARAGON oraz PRZYJĘCIE TOWARU (PZ). W odpowiednich polach można wpisać analogicznie dla każdego dokumentu jego kolejny numer (pole to musi być cyfrą lub liczbą) lub zmienić ustawione domyślnie wartości prefixu (przedrostka) i suffixu (przyrostka) pełnego numeru danego dokumentu. Domyślnie program przyjmuje następujące formaty numerów : dla faktury VAT jest to np.: "FAKTURA VAT Nr: FA/1/2003" gdzie definiowalnym prefixem jest napis "FA/" natomiast suffixem "/2003", natomiast dla dokumentu PRZYJĘCIE TOWARU jest "PRZYJĘCIE TOWARU PZ Nr: PZ/1/2003" i tutaj analogicznie prefixem jest "PZ/" a suffixem "/2003". Ze względu na to, że wystawiane dokumenty (szczególnie Faktury VAT) muszą w danej firmie być spójne w obrębie jednego roku istnieje możliwość aby w programie całkowicie wyłączyć prefix i suffix faktur jeśli rozpoczęto używanie programu w środku roku i wcześniejsze dokumenty miały numerację nie zawierającą tych elementów numeru. Dla każdego z dokumentów należy określić również ilość kopii w których będzie on drukowany, oraz zdefiniować dopiski na dokumentach. Jeżeli wybierzemy ilość kopii 1 (drukarki igłowe) to jako dopisek zostanie ustawiony napis "ORYGINAŁ/KOPIA", natomiast jeżeli ilość kopii zostanie ustawiona na 2 (drukarki atramentowe, laserowe) to na pierwszym dokumencie będzie drukowany dopisek "ORYGINAŁ", natomiast na drugim "KOPIA". 2.4. Dodatkowe parametry Dodatkowe parametry konfiguracyjne można ustawić w menu Konfiguracja /Parametry. Można tutaj zdefiniować następny numer kodu towaru (musi być cyfrą lub liczbą), następnie wpisać domyślne imię i nazwisko osoby wystawiającej fakturę (będzie pojawiać się na wydrukach) oraz wybrać opcję przypominającą o archiwizacji danych przy uruchomieniu programu. Kolejnym możliwym do ustawienia jest parametr decydujący o tzw. dopisku na końcu faktury. Można tam wpisać dowolną treść o charakterze informacyjno-reklamowym typu : "DZIĘKUJEMY ZAPRASZAMY". 3. Wprowadzanie danych 3.1. Definiowanie kartotek towarów W celu zdefiniowania nowych towarów w bazie danych należy uruchomić opcję Kartoteki/Towary. Zostanie wyświetlona lista dotychczas zdefiniowanych towarów. W celu dodania nowej pozycji należy wybrać klawisz "Nowy". Spowoduje to wyświetlenie się formularza umożliwiającego zdefiniowanie parametrów określających dany towar, tj: nazwy, kodu, stawki VAT, cen sprzedaży: netto, brutto, grupy, jednostki, uwag. Po wpisaniu wszystkich danych należy wybrać klawisz "ZATWIERDŹ" który spowoduje zapis wpisanych danych i pokazanie się nowego towaru na liście. Jeżeli podczas wprowadzania kartoteki towarowej jakiś parametr zostanie błędnie ustawiony, należy zaznaczyć na liście tę pozycję i wybrać klawisz "POPRAW" aby móc ponownie edytować dane towaru. Analogicznie należy postąpić w przypadku konieczności usunięcia niepotrzebnej kartoteki towarowej. Po wskazaniu niepotrzebnej kartoteki należy wybrać klawisz "USUŃ". 3.2. Definiowanie nowych dostawców, odbiorców W bazie danych można zdefiniować listę kontrahentów zarówno na etapie uzupełniania towarów jak i dopiero w trakcie wystawiania faktury. Wybieramy opcję Kartoteki/Dostawcy lub Kartoteki/Odbiorcy i postępujemy analogicznie jak przy dopisywaniu towarów. Z listy kontrahentów wybieramy odpowiedni klawisz "NOWY", "POPRAW", "USUŃ" i wprowadzamy wymagane dane kontrahenta, tj: nazwę firmy, dane adresowe, numer NIP , nazwisko osoby uprawnionej do odbioru faktury lub w tym miejscu oświadczenie VAT itp. 4. Wystawianie dokumentów sprzedaży 4.1. Wystawianie FAKTUR VAT/ PARAGONÓW Jedną z podstawowych funkcji programu jest możliwość wystawiania dokumentów sprzedaży (FAKTURY VAT, PARAGONY). W tym celu wybieramy opcję Sprzedaż/Fakturowanie. Zostanie otwarte nowe puste okno (Sprzedaż), aby sprzedać towar musimy wejść na listę towarów i usług i wybrać żądaną pozycję. Można tego dokonać wybierając dostępny w edytorze sprzedaży klawisz "DODAJ" lub poprzez naciśnięcie klawisza "ENTER" kiedy kursor jest umieszczony na ciemnej pustej linii na liście edytora). Aby łatwiej odnaleźć żądany towar można wpisać pierwszą literę szukanej nazwy, wtedy kursor ustawi się na liście w miejscu gdzie towary zaczynają się od tej litery. Istnieje możliwość posortowania listy towarów zarówno po nazwie (alfabetycznie), jak również po kodzie, za pomocą klawisza spacja. Kolejne jego naciśnięcia będą na zmianę sortować listę po kodzie i nazwie. Jeżeli szukany towar zostanie odnaleziony naciskamy klawisz "ENTER". Wtedy zostanie otwarte kolejne małe okienko (Sprzedaż towaru) w którym wyświetlone zostaną dane wybranej pozycji. Należy wpisać ile sztuk danego towaru chcemy sprzedać (ewentualnie zmienić cenę) i po zamknięciu okna dana pozycja zostanie dodana do listy edytora sprzedaży. W celu dodania kolejnych towarów należy ponownie wejść na listę towarów i powtórzyć czynność dla następnych pozycji. Jeżeli chcemy poprawić wybraną pozycję musimy ustawić na niej kursor (ciemna linia) i nacisnąć klawisz "ENTER". Będzie wtedy możliwa ponowna edycja ilości i ceny danego towaru. Jeżeli zachodzi potrzeba całkowitego wykasowania danej pozycji po jej zaznaczeniu naciskamy klawisz "DELETE" co spowoduje z kolei jej wycofanie z edytora. Po wybraniu wszystkich pozycji należy przystąpić do zakończenia sprzedaży. W tym celu wybieramy odpowiedni klawisz tzn. "FAKTURA" lub "PARAGON". Kolejną czynnością, jaką należy wykonać w nowym oknie jest wybór firmy lub osoby odbierającej dany dokument. Jeżeli jest to FAKTURA VAT musimy znać kompletne dane firmy lub osoby, na którą dany dokument będzie wystawiony. Jeżeli dany kontrahent już wcześniej dokonywał zakupów i znajduje się w bazie odbiorców, nie ma konieczności ponownego wpisywania jego danych. Można go odnaleźć po numerze NIP. W tym celu wpisujemy jego numer w polu "Szukaj po NIP" i naciskamy ENTER. Jeżeli odbiorca został znaleziony w odpowiednich polach zostaną wyświetlone jego dane. W przypadku gdy nie znamy NIP-u lub odbiorca nie był wcześniej zapisany należy wybrać klawisz "KARTOTEKA" i po wyświetleniu listy odbiorców odnaleźć lub dopisać nową firmę. Kolejnym etapem jest ustawienie formy płatności dla danego dokumentu. W tym celu wybieramy z listy żądaną formę płatności i ewentualnie jeżeli jest to jedna z form płatności kredytowych (tzn. przelew, gotówka w terminie, kredyt bankowy itp.) należy dodatkowo uzupełnić pola zawierające dodatkowe potrzebne informacje, takie jak : termin realizacji płatności, wartość wpłaconej kwoty. W kolejnych polach można uzupełnić dane osoby: odbierającej i wystawiającej fakturę (jeżeli dane te zostały wcześniej w programie ustawione - odbierającego na kartotece firmy, wystawiającego w menu Konfiguracja/Parametry zostaną one automatycznie wpisane). Zawsze jednak istnieje możliwość ich zmiany lub całkowitego wykasowania i pozostawienia pustego pola. Całość należy zaakceptować klawiszem "ZATWIERDŹ". W tym momencie zostanie wyświetlone okno na którym będzie możliwość wybrania klawisza "PODGLĄD" co umożliwi wyświetlenie dokumentu w takiej formie, w jakiej zostanie wysłany do druku lub bezpośrednio klawisza "DRUKUJ", którego wybranie spowoduje wydrukowanie wystawionego dokumentu na drukarce. 4.2. Edycja wystawionych dokumentów sprzedaży Listę wszystkich wystawionych dokumentów można zobaczyć wybierając opcję Sprzedaż/Dokumenty sprzedaży. Każdy z dokumentów znajdujących się na liście można dowolnie poprawić (klawisz "POPRAW"), podglądnąć w takiej formie jak na wydruku (klawisz "POGDLĄD"), usunąć z listy (klawisz "USUŃ") lub wydrukować (klawisz "DRUKUJ"). Ponadto przy znacznej liczbie dokumentów pomocny może okazać się klawisz "FILTR" umożliwiający przefiltrowanie dokumentów wg daty i odbiorcy. 5. Przyjmowanie towarów na stan 5.1. Wystawianie dokumentów przyjęcia (PZ) Program FS-Faktura 2.0 umożliwia prowadzenie magazynu. W celu monitorowania ilości towarów na stanie należy rejestrować dokumenty zakupu towarów. Po wybraniu opcji Magazyn/Przyjęcie towaru zostanie wyświetlony edytor analogiczny do edytora sprzedaży. W podobny sposób wybieramy z listy towary, które chcemy przyjąć na stan, określając ilość, cenę zakupu netto, narzut. Po zakończeniu tak przygotowanego dokumentu, należy określić kontrahenta, od którego zakupiono dany towar i datę przyjęcia. Zatwierdzony w ten sposób dokument spowoduje dodanie przyjętych towarów na stan magazynowy. 5.2. Edycja przyjętych dokumentów (PZ) Wybierając z menu opcję Magazyn/Dokumenty przyjęcia (PZ) wyświetlona zostanie lista przyjętych dokumentów. Każdy z wyświetlonych dokumentów można edytować dokładnie tak jak dokumenty sprzedaży czyli poprawiać, wyświetlić podgląd wydruku, usunąć i przefiltrować. 6. Wydruk raportów 6.1. Wydruk listy towarów, odbiorców, dostawców Wybierając z menu opcję Raporty można wydrukować zestawienia zdefiniowanych kartotek towarowych Raporty/Towary jak również wszystkich zdefiniowanych kontrahentów opcja Raporty/Dostawcy i Raporty/Odbiorcy. 7. Funkcje administracyjne 7.1. Archiwizacja W menu Administracja/Archiwizacja dostępna jest funkcja archiwizacji danych programu. Ma ona na celu skopiowanie danych do osobnego katalogu lub na inny nośnik, np. dyskietkę, tak aby w przypadku awarii można było odzyskać utracone dane. Po uruchomieniu tej opcji należy wskazać dysk na który ma być wykonana archiwizacja i nacisnąć klawisz "ARCHIWIZUJ". Oprócz tego istnieje możliwość wykonywania przez program automatycznej archiwizacji, tzw. autoarchiwizacji. Jest ona wykonywana zawsze przy uruchomieniu programu jeśli włączono tą opcję w menu Konfiguracja/Parametry. Autoarchiwizacja zawsze kopiuje dane do katalogu "C:\FS-Faktura2.0\ Autoarch" lub po wybraniu odpowiedniej opcji w menu Konfiguracja/Parametry tworzy każdorazowo nowy katalog, którego nazwa budowana jest na podstawie daty i aktualnej godziny archiwizacji. 7.2. Optymalizacja W celu zapewnienia szybkiego i sprawnego operowania danymi wskazane jest aby co jakiś czas uruchomić funkcję znajdującą się w menu Administracja/Optymalizacja. Funkcja ta ma za zadanie uporządkowanie zgromadzonych rekordów danych tak, aby program miał do nich szybki i bezproblemowych dostęp. 8. Zbiór wybranych funkcji ułatwiających obsługę programu * Klawisz "SPACJA" na liście towarów przełącza cyklicznie sortowanie po nazwie i kodzie, a na listach odbiorców i dostawców po nazwie i NIP-ie. * Wystawiając dokument sprzedaży w polu "Szukaj po NIP" można wpisać szukany numer w dowolnej konwencji np. : 868-000-00-00 lub 8680000000 i zostanie on odnaleziony bez względu na to jak został zapisany w kartotece kontrahenta. * We wszystkich dostępnych polach gdzie wpisuje się cenę wystarczy ustalić tylko jedną wartość (netto lub brutto) program automatycznie przeliczy brakujące wartości wg stawki VAT ustawionej na kartotece danego towaru. * Szybsze operowanie programem można uzyskać korzystając z klawiatury (wyboru żądanej opcji dokonujemy naciskając lewy "ALT" oraz literę która jest podkreślona w nazwie opcji, którą chcemy uruchomić. * Z edytora sprzedaży (Sprzedaż/Fakturowanie) można uzyskać szybkie wejście na listę towarów naciskając klawisz "ENTER" gdy (Focus - czyli zaznaczenie) jest ustawione na ciemnej linii znajdującej się zawsze na końcu na liście edytora sprzedaży * Jeśli w opisywanym w powyższym punkcie edytorze są wybrane towary do sprzedaży można łatwo zmienić ich ilość lub cenę sprzedaży ustawiając zaznaczenie (ciemna linia) na danej pozycji i naciskając "ENTER", lub usunąć z edytowanego dokumentu naciskając klawisz "DELETE". * Korzystając z klawisza SZUKAJ dostępnego na liście towarów i kontrahentów można łatwo odnaleźć w bazie szukany element wpisując zarówno początkowe litery jego nazwy jak również ciąg liter występujęcy w środku lub na końcu szukanej frazy. 9. Kontakt z dystrybutorem oprogramowania Bliższe informacje na temat używania programu, zakupu licencji i pomoc merytoryczną i techniczną związaną z obsługą programu można uzyskać u lokalnych dealerów lub bezpośrednio u producenta oprogramowania. Dane do kontaktu : U.T.I.E. "TRANSLATOR" Bochnia tel.604/480-886 e-mail : flysoft@wp.pl http://www.flysoftware.republika.pl ________________________________ (c) 2002-2003 FlySoft Bochnia